Perbedaan Event Organizer (EO) dan Wedding Organizer (WO)

Bisnis penyelenggara acara atau kegiatan memiliki prospek atau perkembangan yang sangat menjanjikan. Jasa penyelenggara acara ini semakin dibutuhkan oleh masyarakat, terutama di perkotaan, lantaran banyaknya letak pergerakan bisnis didalam sana. Perkembangan masyarakat dan kebutuhan itu sendiri yang sebenarnya berperan sangat aktif dalam pengadaan acara-acara mulai dari perseorangan sampai kepada perusahaan atau corporate. Untuk perseorangan sendiri, lebih tertuju kepada acara yang bersifat momentum, misalnya wedding, dan ada juga yang bersifat rutin. Begitu pula dengan lembaga, organisasi, maupun perusahaan itu tadi. Biasanya penyelengaraannya lebih besar dalam artian menyedot banyak audien atau hadirin seperti seminar, lomba, promosi produk, dan semacamnya.

Di sisi lain, masyarakat perkotaan sering kali tidak memiliki waktu ataupun pengetahuan dalam menyelenggarakan suatu acara. Maka disitulah hadirnya jasa Event Organizer atau yang biasa disebut EO. Untuk acara perseorangan, lebih khusus disebut sebagai Wedding Organizer (WO) dan-atau Wedding Planner (perancang acara pernikahan) yang disingkat WP.
Nah, mari sekarang sedikit membahas pengertian Event Orgaziner, Wedding Organizer & Wedding Planner.

Event Organizer (EO)

Dalam mata pelajaran perkuliahan, EO sebenarnya masuk dalam manajemen event. Dan dalam pengertian sederhana, Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan (pengkoordinir acara). Dengan kata lebih singkat lagi, Event Organizer adalah seni mengatur dan mengelola.
Contoh event misalnya dalam kegiatan media promosi produk adalah suatu rangkaian kegiatan yang diselenggarakan oleh pemilik brand sehingga terjalin interaksi antara pelanggan dengan produk dalam suatu aktivitas tertentu.

Bentuk sebuah Event Organizer sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan , lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Semisal diantaranya kepanitiaan peringatan HUT RI di lingkungan tempat kita tinggal, kepanitiaan outbound, dan kepanitiaan ulang tahun atau acara dalam sekolah yang diselenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya. Contoh bentuk event lain yang sering dimanfaatkan pemasar untuk mempromosikan produknya ialah sport event, exhibition, seminar/convention event, perlombaan, dan lain-lain.

Dari pengertian tersebut, kemudian muncul istilah Event Organizer atau EO.
Jasa EO adalah jasa penyelenggaraan sebuah acara atau kegiatan yang terdiri atas serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan, serta kekompakan kerja tim. Acara tersebut dipadati dengan deadline, target, scheduling, pressure, dan teamwork solidity. Sedangkan peran Event Organizer adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut, serta mengelolanya secara profesional.

Macam-macam Event Organizer
Setiap event organizer tidak mungkin menyelenggarakan semua event, tetapi pasti melakukan klarifikasi spesialisasinya. Klafikasi ini muncul secara alamiah tergantung kebutuh cara itu sendiri.
Dibawah ini, ada beberapa macam Event Organizer berdasarkan spesialisasi dan jenis acaranya;

1. Spesialis Kontraktor
Event organizer spesialis ini melayani keperluan suatu perusahaan atau instansi yang akan mengadakan sebuah acara atau event khusus. Hampir semua instansi atau perusahaan memiliki event yang sifatnya internal atau progam event yang disusun untuk menarik khalayak ramai entah dari dalam maupun luar perusahaan. Untuk melaksanakannya, mereka biasanya menggandeng jasa event organizer demi efisiensi dan keberhasilan event tersebut. Sebab, mereka tidak memiliki cukup tenaga dan pengetahuan untuk membentuk panitia  internal diantara mereka untuk melaksanakan keseluruhan event tersebut. Hal ini berbeda dengan event yang berguna sebagai bagian dari program promosi.
Dalam hal ini, contohnya saja perusahaan makanan dan minuman menggandeng event organizer untuk melaksanakan acara ulang tahun perusahaan, atau yang paling sering kita ketahui adalah acara gathering karyawan dan bahkan konsumen mereka.

2. Spesialis Program
Event Organizer jenis ini mencakup showbiz, expo, kompetisi olahraga/otomotif. Ini sebuah pilihan yang unik karena memang sebagian besar jasa penyedia event organizer pandangannya tertuju kepada event musik atau live concert. Nah, untuk jenis ini biasanya memiliki banyak tantangan tersendiri. Faktor sponsor, keamanan, perizinan, tempat petunjukan, tingkat kebutuhan masyarakat, dan sebaginya. Berbeda dengan pengadaan event yang serupa di luar negeri yang memang kebanyakan masyarakatnya suka terhadap acara yang demikian itu.
Faktor utama event organizer showbiz adalah mengerti secara mendalam tentang pasar musik atau industri musik. Tren musik yang menjadi kegemaran masyarakat adalah kunci utama untuk mendapatkan peran event ini. Demikian pula dengan event organizer yang bergerak di bidang pameran, juga harus jeli mengamati tren masyarakat. Untuk bidang otomotif, lebih sedikit lagi jumlahnya. Sebab, segmentasi otomotif lebih sempit dibanding lainnya. Biasanya, diselenggarakan acara seamcam road race, gokart, balap mobil, pameran otomotif, atraksi otomotif, dan lain sebagainya.

Nah, kalau dilihat dari jenis acara yang diadakan maka Event Organizer bisa dibagi dalam beberapa kategori berikut :

1. One Stop Service Agency
One Stop Service Agency adalah Event Organizer besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.

2. MICE
MICE adalah kependekan dari meeting, incentive, convention, dan exhibition. Event Organizer ini khusus bergerak di bidang penyelenggaran acara berbentuk pertemuan.

3.Brand Activation
Brand Activation merupakan Event Organizer yang secara spesifik membantu kliennya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merek di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya. Bentuk acara yang digelar di antaranya diskusi, seminar, srasehan, talk show, dialog, atau variety show.

4. Musik dan Hiburan
Event Organizer dalam bidang ini memiliki spesialisasi hiburan, terutama musik. Dalam bidang ini pula lebih banyak diadakan dan diminati. Terlebih lagi panitia pengadaan seringkali kurang maksimal dalam mengadakan acara ini, maka disinilah peran Event Organizer sering dicari dalam musik dan hiburan.

5. Penyelenggara Pribadi
Event Organizer ini khusus bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi. Yang sering, adalah acara semisal Wedding atau pernikahan (Wedding Organizer), penyelenggara ulang tahun, syukuran, jabatan baru, atau semisal pesta peringatan pribadi.

Wedding Organizer (WO)

Wedding Organizer sebenarnya sama dengan Event Organizer dalam konsep dasarnya sebagai penyelenggara acara. Sebab, Wedding Organizer merupakan bagian dari Event Organizer. Wedding Organizer adalah jasa yang memberikan pelayanan pengorganisasian segala aktivitas yang berkaitan dengan kebutuhan dalam pesta pernikahan. Wedding Organizer memiliki cakupan yang lebih luas dalam pengetahuan dan perancangan event.

Maka untuk acara wedding sendiri perlu persiapan bagi Wedding Organizer untuk mengetahui susunan acara dan tempat diadakannya acara. Dalam hal ini, Wedding Organizer juga memiliki kemampuan untuk bisa memberi saran dan masukan kepada pihak penyelenggara. Mulai saran tentang tanggal berlangsungnya acara, tempat berlangsungnya acara, dan tentunya konsep.

Karena negara kita banyak suku, lebih umum bagi Wedding Organizer untuk mengetahui tentang adat-adat daerah tentunya dalam hal wedding atau pernikahan itu tadi. Karena dalam lingkup ini, peran Wedding Organizer haruslah menyeluruh kepada semua susunan acara. Dan yang paling penting itu semua, Wedding Organizer lebih berperan dalam desain dan konsep acara.