Perbedaan Event Organizer (EO) dan Event Management (EM)

Sebelumnya perlu diketahui beberapa istilah pelaku pasar yang bekerja dalam bidang jasa, yang menghubungkan antara produsen dengan konsumen.
Ada istilah Distributor, Suplier, Agen, Reseller dan Dropshipper;

1. Distributor  adalah orang/perusahaan yang membeli produk dari Produsen dan menawarkan/menjual kembali kepada toko/Retail/toko. Distributor bisa saja mengambil produk dari beberapa Produsen untuk ditawarkan ke toko-toko. Biasanya Distributor akan menerima prosentase diskon harga yg lebih besar dari Produsen krn melakukan pembelian dalam jumlah sangat banyak (stok barang).
Jadi Distributor adalah penghubung antara produsen-produsen, Agen dan toko-toko/Retails.
Contoh: Distributor makanan ringan menawarkan berbagai jenis makanan kepada toko/Retail.

 2. Suplier adalah orang/perusahaan yang secara kontinu menjual barang kepada kita (Konsumen). Biasanya barang tersebut bukanlah untuk dijual lagi, tapi lebih kepada pendukung kegiatan usaha.
Contoh: Supplier kertas memasok kertas ke kantor-kantor.
Contoh lainnya: Supplier besi tua memasok besi ke pabrik pengolahan besi.
Jadi barang yg dijual oleh Supplier adalah penunjang kegiatan usaha atau berupa bahan mentah.
Kadang Supplier juga bisa mensuplai barang pada distributor

3. Agen adalah orang/perusahaan yang menjual barang dari Distributor ke Retail. Terkadang Agen juga bisa bersifat sbg perantara antara Distributor dan Retailer. Pendapatan Agen adalah komisi penjualan dari Distributor atau selislh harga jual dari harga Retailer.
Dalam hal ini, Agen dibagi atas 2 istilah; Reseller dan Dropshipper, yang keduanya memiliki pengertian yang berbeda.

4. Reseller, dari istilah kata Re = mengulang dan Sell = menjual,  yang dapat diartikan menjadi menjual kembali, dan Er yang memiliki arti perlakunya.
Jadi Reseller adalah orang/pelaku yang menjual kembali dengan adanya produk fisik di tangan Agen tersebut.

5. Dropshipper adalah Agen yang menjual kembali produk Suppliernya  dengan tidak memiliki produk suppliernya tersebut.
Jadi Dropshipper hanyalah agen yang menjual informasi dari suatu produk.
Jadi, perbedaan yang cukup mendasar adalah Reseller menjual kembali dengan memiliki produknya, sedangkan Dropshipper hanya menjual informasi dari produk tersebut.
Jadi kita dapat katakan pula bahwa dengan menjadi seorang Dropshipper, kita dapat menjadi pelaku bisnis yang tidak perlu mengeluarkan modal untuk menjual produk Supplier kita.

Bila para pelaku pasar diatas lebih banyak diistilahkan bagi yang menjalankan produk barang dari produsen ke konsumen. Maka untuk produk jasa ada beberapa istilah pelaku pasarnya.
Disini orientasi pembahasan pada Agen yang menjalankan produk jasa, contohnya; Event Agency/Event Organizer, Promotor/Event Management, Wedding Organizer, Wedding Planner, dsb

Event organizer (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dalam membuat acara.
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu kliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional.

Sedangkan Event managemen (EM) didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.
Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Dengan kata lain, Event organizer berati tidak hanya satu orang yang merasa dirinya paling hebat dalam menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu sama lain.
Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom, dikatakan bahwa fungsi manajemen ialah membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan dari organisasi tersebut. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publik sebagai basis moral dan etis.

Prinsip dalam membuat event;
• Why : Alasan event itu dibuat
• What : Apa bentuk event itu
• Where : Dimana akan dilaksanakan
• When : Kapan dan berapa lama event tersebut dilaksanakan
• Who : Siapa saja yang akan terlibat dalam event tersebut
• How : Bagaimana cara melaksanakannya

Dasar pengelolaan Event;
• Menjalankan ide.
• Ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event.
• Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan.
• Konsep tersebut dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.

Perencanaan Sebuah Event;
• Perlu melakukan penelitian awal mengenai kelayakan dari suatu event termasuk
di dalam mengenai besarnya anggaran dan minat dari masyarakat terhadap
event tersebut.
• Sesuai Target konsumen dari Event yang digelar dan mampu berinteraksi
dengan audience.
• Harus bisa menciptakan experience.
• Berbasis Kreatifitas, inovasi dan original.

Apa yang harus dimiliki oleh tim pemasaran dan promosi Event adalah kemampuan untuk melobi dan bernegosiasi dengan para sponsorship atau peserta dari Event tersebut. Tentu saja orang-orang yang tergabung di dalam tim ini dapat dan mampu menjelaskan latar belakang dari event yang akan dilaksanakan dan juga benefit yang akan diperoleh dari keikutsertaan mereka dalam event tersebut. Selain itu, tim pemasaran event juga dapat memberikan bahan pertimbangan atau masukan yang positip kepada para customernya bila terjadi keragu-raguan.

Pemasaran Event;
Untuk pertama kali memasarkan event yang pertama kali diadakan, memerlukan kepercayaan dan keyakinan bahwa event tersebut dapat berjalan dengan sukses. Orang yang ditugasi memasarkan berani menjamin bahwa keikutsertaan atau partisipasi mereka sebagai sponsor maupun peserta di dalam event itu akan berdampak positif atau mendatangkan keuntungan.
Cara yang biasa dilakukan ialah dengan mengajak kerjasama asosiasi, organisasi kemasyarakatan atau perusahaan besar yang tengah berpromosi.

Media dan Promosi untuk sebuah event;
• Above the line (media Cetak dan Elektronik termasuk di dalamnya dengan menggunakan jaringan internet)
• Bellow the Line (brosur, leaflet, selebaran, spanduk, banner, promo di suatu acara/event yang berbeda, dsb)
• Kombinasi dari keduanya
• Promosi bisa dilakukan dengan gathering, launching, konfrensi pers, dan
sebagainya.
• Bekerjasama dengan Organisasi pemerintahan dan organisasi kemasyarakat
maupun organisasi keagamaan atau bisa juga dengan Asosiasi profesi yang
memiliki sejumlah anggota dan mereka dapat berperan sebagai alat promosi
event tersebut.

Pelaksanaan sebuah event;
Umumnya dalam pelaksanaan event seringkali ada hal-hal yang di luar rencana terjadi dan cara mengatasinya seorang Koordinator event harus bersikap tegas namun bijaksana, perlu diingat event adalah sebuah kegiatan jasa dan tugasnya harus memberikan pelayanaan sebaik mungkin kepada semua yang terlibat di dalam event tersebut termasuk di dalamnya semua anggota panitia. Bila dalam pelaksanaan sebuah event, tim harus kompak dan masing-masing bahu membahu untuk mensukseskan event namun tetap terkoordinasi.

Disini, istilah untuk perorangan yang memimpin perusahaan tersebut sering diistilahkan Promotor. Yang dalam arti sederhananya adalah orang yang mempunyai pendanaan dasar untuk mempromosikan/ mempertunjukkan/menjual sebuah produk kepada konsumen dan yang terlibat di dalam eventnya, dengan mengharap sebuah keuntungan atas upaya jasa yang dia berikan.
Kebanyakan produk tersebut berupa produk jasa hiburan/entertainment.